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Como trabalhar menos e produzir mais?

Como trabalhar menos e produzir mais?

Descobrir a fórmula sobre como trabalhar menos, otimizando o tempo e rendendo (muito) mais, é o desejo da maioria das pessoas. O desafio dos profissionais que precisam potencializar a produtividade passa por esses importantes pilares, sobre os quais falaremos nesse post. Além do bem-estar e da qualidade de vida, o pensamento orientado para trabalhar com eficiência é um diferencial exigido por empresas, ainda mais num cenário de crise econômica e contenção de gastos.

Para entender melhor como isso tem refletido nas organizações, a consultoria Erns&Young promoveu uma pesquisa com profissionais de vários países. E o estudo revelou uma fotografia triste, mas bem real das corporações: quase 40% dos entrevistados afirmaram que têm trabalhado mais nos últimos cinco anos, sem perceber o ganho a mais por isso. Essa sensação de sobrecarga tem custado a qualidade de vida, impactada muitas vezes pela ansiedade, pela alimentação inadequada, noites mal dormidas… Nem preciso falar onde tudo isso vai desaguar, não é mesmo?

Partindo do princípio que o dia de todo mundo tem 24 horas, resolvemos trazer dicas que você pode tomar a partir deste instante para trabalhar menos e produzir mais e, de quebra, melhorar seu bem-estar. Lógico que para cada mudança é necessária disposição e disciplina (já falamos por aqui no blog sobre como a procrastinação deve ser eliminada do nosso vocabulário).

Como fazer para trabalhar menos?
Não se trata de sonho, de algo difícil de ser alcançado. É, sim, possível gastar menos energia e conquistar resultados maiores. Um dos autores que defendem esse ponto de vista com bastante propriedade é o consultor de negócios, o britânico Greg McKwon. Ele compartilha suas ideias no livro “Essencialismo – A Disciplina Busca por Menos”, no qual defende que para equilibrar trabalho e vida pessoal não depende somente da recusa de solicitações e, sim, de um exercício de disposição para eliminar do seu dia-a-dia aquilo que não é essencial, evitando desperdício de tempo. Aliás, essa é uma leitura recomendada para quem deseja explorar esse assunto.

Em linhas gerais, quando falamos sobre como trabalhar menos, não significa colocar os pés para o alto e achar que tudo vai se resolver num passe de mágica. Longe disso! É um exercício de disciplina que precisamos ter para saber identificar quais melhorias podemos implementar, a partir de uma observação rigorosa de nossa rotina.

Vamos listar aqui 5 atitudes que talvez você esteja fazendo e nem se dá conta do quanto isso toma seu tempo:

  1. Priorizar as tarefas: quando isso acontece, tudo o que aparece na mesa do escritório se torna urgente. Afaste de si o perfil de ser um “fazedor de tarefas”, sem planejar e dar a devida prioridade a elas.
  2. Ter clareza do que se deve fazer: sem saber devidamente o que se deve fazer, perde-se (muito) tempo executando e não atingindo o objetivo. Se você vai repassar uma tarefa ou recebê-la de alguém, dedique atenção extrema e tire todas as dúvidas.
  3. Evitar interrupções o tempo todo: estar disponível a toda hora, respondendo a mensagens por WhatsApp ou mesmo por e-mail pode transmitir uma falsa impressão de produtividade, de agilidade. Fique atento a esses sinais que podem roubar seu tempo.
  4. Manter o foco no tópico/ atividade: às vezes, você pode ter uma tarefa bem difícil de ser executada e, se sua atenção não estiver realmente destinada a isso, ela poderá se arrastar e levá-lo a não concluí-la nunca.
  5. Evitar ser um “faz-tudo”: quando se tenta abraçar o mundo, você corre o risco de não conseguir fazer nada (ou até pode, mas com pouca qualidade). Saber dizer não, escolher bem aquilo como empregar seu tempo e sua atenção tem que estar no centro de suas prioridades para produzir mais em menos tempo.

Use o tempo a seu favor

O tempo tem sido um bem cada vez mais escasso, não é mesmo? Chegamos a essa situação a partir de uma série de transformações comportamentais e tecnológicas ocorridas nas últimas décadas. Muitos estudiosos denominam essas transformações de “Economia de Atenção”. Em linhas gerais, várias empresas têm feito ações de comunicação para fisgar o foco de seus clientes.

E você pode perguntar: mas o que isso tem a ver com o fato de eu querer trabalhar menos e ganhar mais? Tudo! Sabe por quê? Se você atribuir ao seu tempo essa visão preciosa a que muitas corporações estão denominando, será mais fácil cuidar com segurança e qualidade desse patrimônio que, uma vez perdido, não tem mais volta.

E essa preocupação é cada vez mais evidente se notarmos alguns alertas identificados a partir de uma pesquisa exclusiva divulgada pela revista VOCÊ S/A, na edição 194. Nela, foram listadas algumas atitudes bem comuns nas corporações que minam o tempo no ambiente de trabalho, segundo indicação dos próprios colaboradores, que podiam indicar mais de uma opção.

Veja só o TOP 3 de hábitos inadequados que têm impactado na agenda dos funcionários (e leia ainda nossas recomendações para contornar esses desafios):

#1 Pedidos de última hora do chefe
Na avaliação de 58% dos entrevistados, esse fator é o que mais influencia no aproveitamento do dia de trabalho. Alguns especialistas em gestão de pessoas recomendam que, se o seu líder tiver esse perfil, negocie com ele, mostrando as tarefas em andamento e como isso impactará em outras atividades em andamento. Esse feedback fará com que ele se policie e, por consequência, ajudará a você. 

#2 Excesso de e-mails
A falta de uma política clara de transmissão de informações faz com que 49% dos entrevistados sinalizassem essa como a segunda causa que mais rouba o tempo nas corporações. Não ter critérios claros de como usar o e-mail pode gerar uma avalanche de informações desnecessárias. Analise como funciona isso na sua empresa ou nos canais de comunicação que você estabelece com clientes e contatos em geral. Nós já demos dicas valiosas por aqui sobre como mudar hábitos ruins.

#3 Reuniões inesperadas
Sabe quando você está rendendo bem e de repente tem de interromper tudo para ir para uma reunião. Esse foi o terceiro item que mais toma tempo na leitura de 45% dos entrevistados. Nesses casos, é importante dar um retorno ao seu gestor para demonstrar como isso tem impacto nas tarefas planejadas.

Além desses pontos acima, já falamos por aqui sobre 10 passos que podem ajudá-lo a criar um ambiente corporativo amplamente favorável ao seu desenvolvimento e crescimento.

Mas dá para viver sem imprevistos?

É válida uma ressalva: não estamos aqui dizendo que você deixará de ter imprevistos. Nosso anseio é que você se esteja apto para prevê-los. Alguns especialistas defendem que um planejamento eficiente do seu dia deve contemplar, pelo menos, 20% do tempo com situações que escapem da sua normalidade. É considerado normal quando até 30% da nossa jornada é preenchida com tarefas de última hora, ou seja, que não haviam sido planejadas.

Quando esse hábito passa do índice, é hora de emitir o sinal de alerta. Só para se ter ideia, essa mesma pesquisa, identificou que 3% dos profissionais pesquisados passam mais de 71% do tempo do expediente só apagando incêndio. Na pesquisa, eles foram enquadrados como “improdutivos”. Os ineficientes somaram 23% nesse levantamento e, em geral, despediçam de 51% a 70% do tempo com atividades não-planejadas. Tome muito cuidado: ao não cuidar bem do seu tempo, você pode colaborar para a autossabotagem.

Como calcular se estou investindo (muito bem) meu tempo?

Saber se estamos cuidando bem do nosso tempo passa, antes de qualquer coisa, por um grande conhecimento a respeito da nossa rotina. Caso ainda não tenha esse hábito, a nossa recomendação é que você faça um planejamento da semana, inserindo em cada dia quais metas e objetivos deseja alcançar.

Nessa mesma relação, deixe um espaço para, ao longo do dia, ir preenchendo com o que realizou, ou seja, como gastou seu tempo. Quanto mais descritiva for essa relação, melhor será a fotografia do seu dia-a-dia. A partir disso, identifique o quanto dessas atividades foram planejadas e quais não. Tendo essa visão mais detalhada, será possível traçar estratégias sobre o que fazer para racionalizar o uso do seu tempo. Ter essa consciência disso pode nos ajudar num diagnóstico mais preciso e, especialmente, dar mais condições de estabelecer metas reais.

INFOGRÁFICO: 7 táticas para aumentar a produtividade e trabalhar menos

Navebook - Infografico - Aumente a produtividade

Ganhando mais tempo, ganhe mais dinheiro

Quer trabalhar mais com menos esforço? Equalize a questão do uso do tempo e muita coisa se resolverá por consequência. Quer ver só? Mentalmente, a sensação de maior rendimento e produtividade proporcionarão a você uma sensação de bem-estar que fará muito bem ao seu organismo. Afinal de contas, quando nosso corpo está bem cuidado, temos uma garantia de funcionamento adequado das funções vitais para o nosso desenvolvimento — e o contrário também é verdade: corpo ruim, tudo caminha mais ou menos também!

Como trabalhar menos? Com a gestão do tempo trabalhando a seu favor! Aí, você poderá dividir seu foco com alguns hobbies que o ajudarão a desenvolver potencialidades; participar de cursos que podem aprimorar ainda mais seus talentos ou mesmo assumir outras responsabilidades (sem exagero, é claro) para garantir uma renda extra, o que se torna uma situação mais que necessária em tempos de aperto no orçamento.

Pode ter certeza: investir bem o seu tempo, aparar as arestas que ainda podem minar sua produtividade, o levarão a lugares bem mais promissores, oportunizando mais chances de conquistar promoções no trabalho, melhores posições no ambiente acadêmico e por aí vai. Trata-se de um desafio que exige disposição e empenho, mas que é absolutamente possível de concretizar.

Queremos saber o que você tem feito para potencializar sua produtividade! Conte para gente nos comentários abaixo 🙂

Sobre Navebook

Navebook é um blog contendo informações sobre Produtividade e Alta Performance, que oferece artigos direcionados a estes temas, com foco principal no trabalho. Todo o conteúdo é produzido e organizado para você, leitor. Aproveite, participe e deixe-nos a sua opinião.
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